Fakturaen for kontorartikler ligger klar i indbakken. Varerne er kommet, men ingen har bekræftet leveringen, så medarbejderen sender ikke fakturaen videre til betaling. Det er fornuftigt at vente. Men uden en tydelig arbejdsgang kan pausen trække ud, mens alle venter på, at en anden tager næste skridt. Du kan læse mere her.

Fra fakturaen lander, til betalingen er registreret, skal flere ting falde på plads. Fakturaen skal kontrolleres, sendes til den rette godkender og markeres som betalt, når pengene er overført. I en travl hverdag kan den nemt blive liggende mellem indbakker og opgaver. Klare roller gør det tydeligt, hvem der skal tage over.

Fra indbakke til godkendelse: Hvem tager næste skridt?

Først skal medarbejderne vide, hvad fakturaen dækker, og hvem der kan bekræfte, at købet er korrekt. Stemmer beløbet med aftalen? Er varen eller ydelsen leveret? Og hvem har lov til at godkende udgiften? Når svarene er en fast del af arbejdsgangen for leverandørbetaling, slipper medarbejderne for at gætte på, hvor fakturaen skal hen.

En faktura for en tilbagevendende ydelse kan for eksempel ende hos en medarbejder, der ikke længere håndterer den type indkøb. Så står sagen stille. Med en tydelig ansvarsfordeling ved modtageren, hvem fakturaen skal sendes videre til. Den slags orden sparer både tid og irritation.

Kontrol og godkendelse er heller ikke det samme. Den, der tjekker, om leverancen er kommet, behøver ikke også at godkende udgiften eller gennemføre betalingen. Når hvert trin har en ansvarlig, kan medarbejderne se, hvor sagen venter. Det giver et bedre overblik end en bunke fakturaer med uklare noter.

Når noget mangler, skal fakturaen sættes på pause

Hvad gør virksomheden, når oplysningerne ikke passer? Måske mangler der et ordrenummer, eller leverancen stemmer ikke med bestillingen. I stedet for at sende fakturaen videre til betaling bør den markeres til afklaring. Så ved både økonomimedarbejderen og den ansvarlige, at sagen venter på et svar.

Det kan være så enkelt som en faktura for kontorartikler, hvor ingen endnu har bekræftet, at varerne er leveret. Medarbejderen holder fakturaen tilbage og beder om en bekræftelse. Det er ikke papirarbejde for papirarbejdets skyld, men en rimelig kontrol, der mindsker risikoen for at betale for varer, virksomheden ikke har modtaget.

En anden faktura kan mangle et ordrenummer. Virksomheden bør gøre det klart, hvem der indhenter oplysningen, og hvor sagen står imens. Hvis der er uenighed om en ydelse eller en post på fakturaen, gælder det samme: Registrér problemet, udpeg en ansvarlig, og vent med leverandørbetaling, til sagen er afklaret. Det er bedre end at lede efter forklaringen bagefter.

Betalingsdatoer kræver både overblik og ansvar

Når fakturaen er kontrolleret og godkendt, skal virksomheden planlægge betalingen. Det kræver et overblik over, hvilke fakturaer der er klar, og hvilke der stadig afventer en afklaring. En fast betalingsrytme kan gøre opgaven lettere at styre, men kun hvis godkendelserne når frem i tide. Ellers kan der komme hastesager og unødige rykkere.

En faktura for en fast ydelse kan være godkendt, mens den ansvarlige har travlt med andre opgaver. Uden opfølgning kan betalingsfristen nærme sig, før nogen opdager det. En påmindelse og en navngiven betalingsansvarlig gør næste skridt tydeligt. Efter min mening er det også en rarere måde at arbejde på end at slukke ildebrande sidst på dagen.

Betalingen er ikke sidste punkt på listen. Når overførslen er gennemført, skal den registreres, så fakturaen ikke stadig står som ubetalt. Registreringen hjælper økonomifunktionen med at afstemme bankposteringer og holde styr på åbne poster. Ellers kan en betalt faktura skabe tvivl, når nogen senere gennemgår bilagene.

Automatisering kan føre den fastlåste faktura videre

Fakturaen for kontorartikler kan nu følges gennem en tydelig række trin: modtagelse, kontrol, godkendelse, betaling og registrering. Automatisering kan sende den til den rette person, vise, om der mangler oplysninger, og minde medarbejderne om opgaver, der er gået i stå. Den kan ikke erstatte menneskelig vurdering, men den kan skære ned på gentagne manuelle trin.

Det er især nyttigt, når en tilbagevendende faktura ellers risikerer at ende hos den forkerte godkender. Et system med faste roller kan pege på den ansvarlige, mens medarbejderen stadig vurderer, om fakturaen stemmer. God automatisering fjerner ikke kontrollen; den gør det lettere at følge processen og se, hvor sagen befinder sig.

Vil du have en kort forklaring på begrebet og dets plads i virksomhedens økonomiarbejde, kan du læse Nordflows artikel om leverandørbetaling. Artiklen kan være et godt sted at begynde, før virksomheden gennemgår sine egne rutiner.

Gennemgå jeres arbejdsgang

Følg en enkelt faktura fra indbakke til bogføring. Er det tydeligt, hvem der kontrollerer leverancen, hvem der godkender udgiften, og hvem der sørger for betalingen? Kan medarbejderne se, hvad der sker, når et ordrenummer mangler, eller en post er omstridt? Og bliver betalingen registreret, når den er gennemført?

Hvis svarene er uklare, så begynd med at beskrive næste skridt for hvert punkt og gøre ansvaret synligt for dem, der håndterer fakturaerne. Det behøver ikke kræve en stor omlægning. En enkel rutine, som alle kan finde og følge, kan gøre arbejdsdagen mere overskuelig. Så kommer fakturaen videre, uden at nogen skal gætte sig frem.

Se mere hos nordflow.io.